Você executa 20% do evento e responde por 100%

Existe um número no meu livro que costuma provocar silêncio nas salas em que eu apresento: "Em um evento de médio ou grande porte, a produtora raramente executa mais do que 20% do trabalho diretamente." Os outros 80% são estrutura, iluminação, som, segurança, alimentação, credenciamento, transporte, limpeza e geração de energia. Tudo terceirizado. Agora junte esse número com a consequência jurídica, que é o que muda o jogo: "A responsabilidade civil do produtor de eventos é solidária em relação aos danos causados por seus fornecedores ao público.

Isso significa que, independentemente de quem errou na cadeia de fornecimento, quem responde perante o participante lesado é o organizador." Leia devagar. Você executa 20% e responde por 100%. Cada fornecedor contratado é um vetor de risco que você assume, mesmo sem ter controle sobre a execução dele. É por isso que gestão de fornecedores em evento não é função de compras. É função de gestão de riscos. E o ciclo tem quatro etapas. Etapa 1: qualificação, que vem antes da seleção Antes de contratar, qualificar.

E qualificação não é olhar portfólio. O mínimo que precisa ser verificado: Registro na Junta Comercial ou na Receita Federal. Certidões negativas de débitos trabalhistas e previdenciários, CNDT e CND. Comprovação de experiência em eventos de porte similar ao seu, e não em qualquer evento. Anotação de Responsabilidade Técnica para serviços de engenharia: montagem de estruturas, instalações elétricas, sonorização e geração de energia. Apólice de seguro de responsabilidade civil vigente. No livro eu sou direta sobre o erro mais comum aqui: "Portfólio bonito não substitui documentação em ordem.

A seleção baseada apenas em indicação e fotos de redes sociais é um dos erros mais frequentes, e mais caros, na contratação de fornecedores de eventos." Indicação é um bom ponto de partida. Não é um critério de contratação. Etapa 2: contrato com cláusulas de risco No meu outro livro, Segurança Invisível, eu resumo a função do contrato em uma frase: "O contrato é o escudo jurídico do evento; o seguro é a rede de proteção invisível." Escudo, não formalidade. E é aí que a maioria das produções perde.

O contrato de fornecedor mais comum do setor tem escopo, preço e prazo. Isso é um pedido, não um contrato. Do ponto de vista de gestão de riscos, essas cláusulas são essenciais: Vedação ou autorização explícita de subcontratação. Se você não trata disso, o seu fornecedor pode contratar outro sem você saber. Solidariedade do fornecedor em caso de subcontratação autorizada. Obrigação de entrega da ART antes do início dos serviços, e não depois. Cronograma com marcos intermediários e penalidade por atraso.

Protocolo de comunicação de problemas, com prazo definido em horas para o fornecedor avisar sobre qualquer imprevisto. Responsabilidade pelo seguro dos próprios trabalhadores. Conformidade com as normas técnicas aplicáveis: ABNT, normas regulamentadoras e regulamentações do Corpo de Bombeiros. E aqui está a frase que eu considero a mais importante deste artigo: "A ausência dessas cláusulas não impede que o produtor seja responsabilizado, apenas impede que ele transfira contratualmente essa responsabilidade ao fornecedor." Sem contrato, você não deixa de ter o risco.

Você só perde o direito de dividi-lo. Etapa 3: acompanhamento, porque contratar bem não basta Em Segurança Invisível, quando eu listo os erros mais recorrentes do setor, um deles é exatamente este: terceirizar decisões críticas sem supervisão, deixando que fornecedores determinem procedimentos sem validação da produção. Contratar bem não é suficiente. É preciso fiscalizar. O que funciona: Designar um responsável técnico seu para acompanhar a montagem de cada estrutura crítica: palco, arquibancada, tendas, instalações elétricas.

Esse responsável assina o checklist de recebimento antes de qualquer liberação para uso. Fazer vistorias intermediárias durante a montagem, e não apenas na entrega. Esse último item é o que mais economiza dinheiro e sono. No livro eu explico com um exemplo que eu vi acontecer mais de uma vez: "Um travamento improvisado detectado durante a montagem é resolvido em horas. O mesmo travamento detectado na vistoria do Corpo de Bombeiros, duas horas antes da abertura, é uma crise." É a mesma falha. O que muda é o momento em que você descobre.

E o momento é escolha sua. Etapa 4: encerramento com registro Depois do evento, cada fornecedor entrega o relatório de ocorrências do escopo dele, incluindo os problemas que foram resolvidos internamente e que você nunca ficou sabendo. Essa última parte é a mais valiosa, e a que ninguém pede. O que foi resolvido em silêncio é exatamente o que vai se repetir no próximo evento, provavelmente em uma hora pior. Um fornecedor que precisou improvisar três vezes e não contou nenhuma não é um fornecedor sem problemas.

É um fornecedor cujos problemas você não conhece. O efeito comercial disso Tem um ponto que quase ninguém enxerga, e que é o que mais muda o seu negócio. Quando você qualifica fornecedor com documento, contrata com cláusula de risco e fiscaliza montagem com responsável técnico, você deixa de ser alguém que junta prestadores de serviço. Você passa a ser quem responde pela cadeia inteira, com método para isso. Essa é a diferença entre cobrar por hora trabalhada e cobrar por responsabilidade assumida.

São dois preços diferentes porque são dois serviços diferentes. E o cliente sente essa diferença, mesmo quando não sabe nomear. O que fazer nesta semana Pegue a lista de fornecedores do seu próximo evento e marque, para cada um: Tenho documentação em dia ou tenho indicação. Tenho contrato com cláusula de risco ou tenho proposta aceita por mensagem. Tenho alguém meu designado para receber a estrutura ou vou conferir no olho, no dia. Onde a resposta cair na segunda opção, você não tem fornecedor contratado.

Tem risco assumido sozinho. Estruturar isso é parte do que a gente constrói na mentoria Arquitetura de Eventos de Alto Valor, no pilar Risco Blindado do Método LEBRE. Mas a primeira coluna dessa tabela você pode preencher hoje, de graça, e ela já vai te mostrar onde está a sua exposição. Cacá Lima Fontes Cacá Lima, Gestão de Riscos em Eventos: Da prevenção à gestão de crises, capítulo sobre gestão de fornecedores. Cacá Lima, Segurança Invisível: A Arte de Prever o que Ninguém Vê, capítulos sobre contratos e erros comuns.

Código de Defesa do Consumidor, Lei nº 8.078/1990, responsabilidade civil do organizador.