O que o setor de eventos pode aprender com a aviação

Times de segurança e organizadores de eventos trabalham no mesmo lugar, no mesmo dia, e quase sempre falando línguas diferentes. O organizador quer que a experiência flua. A segurança quer que nada saia do controle. Cada um acha, no fundo, que o outro atrapalha. Eu já estive dos dois lados dessa conversa. E cheguei à conclusão de que o problema não está em nenhum dos dois times. Está no fato de que o setor de eventos, como indústria, nunca construiu o que outros setores de risco construíram décadas atrás.

Vale olhar para quem já resolveu isso. Um setor que era perigoso e decidiu deixar de ser Sou apaixonada por assuntos relacionados a aviação e observando os fatos percebi que a aviação comercial já foi um negócio assustador. Só que de alguns anos pra cá ela deixou de ser tão apavorante, e não foi por acaso e nem só por avanço tecnológico, foi por três grandes decisões estruturais que qualquer organizador de eventos pode copiar. Primeira decisão: o checklist virou obrigação, não sugestão Piloto experiente lê checklist.

Não porque esqueceu como se voa, mas porque a instituição decidiu que memória de pessoa competente não é um sistema de segurança confiável. Isso é culturalmente difícil no nosso setor. Em eventos, seguir checklist ainda carrega um ar de quem não tem traquejo. Existe até um certo orgulho no improviso, no organizador que resolve tudo na raça. Só que toda vez que uma equipe precisa improvisar no dia, alguma decisão deixou de ser tomada semanas antes. Improviso não é talento. É sintoma. E tem um detalhe que a aviação percebeu e que muda tudo: o checklist não serve para o dia normal.

Ele serve para o dia em que você está cansada, atrasada, com três problemas simultâneos e o cliente ligando. É exatamente nesse dia que a memória falha, e é exatamente nesse dia que a conferência da saída de emergência é pulada. Segunda decisão: quase acidente virou informação, não vergonha Essa é a mais importante, e a que o setor de eventos mais precisa. Desde 1976 existe nos Estados Unidos o Aviation Safety Reporting System, um sistema em que pilotos, comissários e controladores relatam incidentes e quase acidentes de forma protegida.

O princípio é direto: o incidente que não virou acidente é a informação mais barata que existe, porque ele ensina sem cobrar o preço. Para isso funcionar, foi preciso separar duas coisas que a maioria das organizações mistura: aprender com o erro e punir o erro. Onde relatar custa o emprego, ninguém relata, e a organização passa a operar cega, achando que está tudo bem porque ninguém reclama. Funcionou tão bem que o modelo foi replicado. Bombeiros nos Estados Unidos criaram um sistema de relato de quase acidentes inspirado diretamente no da aviação.

A área da saúde vem adotando o mesmo raciocínio, junto com os checklists. Agora olhe para eventos. Cada organizador aprende sozinho, com os próprios sustos. E o susto morre dentro da equipe, porque contar em voz alta que a saída de emergência estava trancada parece admissão de incompetência. Multiplique isso pelas cerca de 300 mil empresas que compõem o setor de eventos no Brasil, segundo o III Dimensionamento do Setor de Eventos, e você tem uma indústria que movimenta R$ 813,5 bilhões, realiza mais de 10 milhões de eventos por ano, e não acumula praticamente nenhum aprendizado coletivo sobre segurança.

Cada um de nós descobre o mesmo perigo sozinho, na prática, uma vez por carreira. Isso é um desperdício absurdo. Você não vai criar um sistema nacional de relato sozinha. Mas você pode fazer o seguinte dentro da sua operação, a partir do próximo evento: Monte um registro de incidentes e quase incidentes. Uma planilha, um formulário, um caderno, tanto faz. Toda vez que algo quase deu errado, alguém anota o que era, onde, quando e o que evitou. Regra inegociável: ninguém é punido por registrar. Se essa regra não valer, o registro vai ficar vazio e você vai achar que a sua operação é impecável.

Revise essa lista antes do próximo evento. Em pouco tempo, esse registro vira o documento mais valioso da sua empresa. Isso não é uma ideia importada da aviação sem adaptação, no meu livro Gestão de Riscos em Eventos, a fase de pós-evento é tratada como parte do ciclo de segurança, e não como encerramento administrativo: Elaboração do relatório de segurança: documento técnico que registre ocorrências, desafios enfrentados e soluções adotadas, servindo como base para o aprimoramento de futuros eventos.

E entre as práticas de aprendizado contínuo que eu listo lá, a primeira é justamente esta: criação de banco de dados de lições aprendidas. O que a aviação acrescenta a isso é a parte cultural, que é a mais difícil: registrar o que quase deu errado, e não apenas o que deu. Terceira decisão: quem sabe menos pode falar Houve um tempo na aviação em que a hierarquia dentro da cabine era tão rígida que copiloto não contradizia comandante. Acidentes aconteceram com alguém a bordo sabendo que algo estava errado e não dizendo, ou dizendo baixo demais.

O setor construiu treinamento específico para corrigir isso: como discordar de forma clara, e o dever de insistir quando a segurança está em jogo. Em eventos, essa hierarquia é igualmente rígida e ninguém treina ninguém para lidar com ela. O montador enxerga o problema na estrutura. O estagiário nota que a porta está trancada. O garçom percebe que aquele corredor virou gargalo. São essas pessoas que estão com os olhos no lugar certo, e são exatamente elas que menos falam, porque o organizador está ocupado, o cliente está por perto e ninguém quer parecer que está criando caso.

Isso se resolve com uma frase dita no briefing, e dita a sério: Se você vir qualquer coisa que pareça errada, fale comigo direto, na hora, mesmo que ache bobagem, mesmo que eu esteja no meio de outra conversa. Você nunca vai ser repreendido por isso. Custa nada. Muda tudo. O que os dois times têm a ensinar um ao outro Voltando ao começo do texto, o que a segurança tem a ensinar ao organizador: Pensar pelo pior cenário sem virar pessimista. Todo protocolo de segurança começa com a pergunta "e se", que o organizador evita porque estraga o clima da reunião.

Cadeia de comando clara. Em segurança, todo mundo sabe a quem responde. Em organização, muita gente responde a todo mundo. O que a organização tem a ensinar à segurança: Que a experiência da pessoa importa. Uma medida de segurança que humilha, atrasa ou constrange o público gera o problema que ela queria evitar. Comunicação: o organizador sabe falar com pessoas, enquanto segurança muitas vezes comunica em tom de ordem quando bastava explicar. O evento seguro de verdade acontece quando esses dois times sentam na mesma reunião no começo do projeto, e não se encontram pela primeira vez na montagem.

O ponto que eu quero deixar A aviação não ficou segura porque contratou pessoas melhores. Ela ficou segura porque parou de depender de pessoas excepcionais e construiu sistema. Eventos ainda dependem de gente excepcional. Depende de você lembrar de conferir aquela porta. Você vai lembrar quase sempre. E quase sempre não é um padrão de segurança aceitável quando tem mil pessoas do outro lado. Comece pelo mais barato dos três: o registro de quase acidentes. Nas próximas cinco produções, você vai ter na mão um retrato da sua operação que hoje não existe em lugar nenhum.

E se você já faz algo parecido, me conta nos comentários. Eu quero muito saber quem no setor já está fazendo isso. Cacá Lima Fontes Aviation Safety Reporting System, cultura de relato de quase acidentes e checklists. III Dimensionamento do Setor de Eventos no Brasil (2024/2025), Observatório da Indústria do SENAI Ceará, com Sebrae e ABEOC Brasil. Cacá Lima, Gestão de Riscos em Eventos: Da prevenção à gestão de crises.