O que a lei exige de um evento, e o que a maioria descobre tarde demais

Existe uma frase que aparece em quase toda reunião de evento que eu já participei. "Isso a gente resolve depois." Ela nunca é dita sobre o palco. Nunca sobre o buffet. Nunca sobre a lista de convidados. Ela é dita sobre documentação, e é dita com a naturalidade de quem está falando de uma formalidade chata que alguém em algum momento vai carimbar. Documentação é o "depois" mais caro do setor de eventos. E eu quero mostrar aqui por que. Primeiro, o tamanho do que estamos falando O setor de eventos no Brasil não é um nicho.

Segundo o III Dimensionamento do Setor de Eventos no Brasil, conduzido pelo Observatório da Indústria do SENAI Ceará com apoio do Sebrae e da ABEOC, o setor faturou R$ 813,5 bilhões, o equivalente a 4,6% do PIB nacional, e envolve cerca de 300 mil empresas. Foram mais de 10 milhões de eventos realizados no país em um ano, com aproximadamente 1,7 bilhão de participações de público. Guarde esse último número. Um bilhão e setecentos milhões de vezes em que uma pessoa entrou em um espaço confiando que alguém, em algum lugar, tinha pensado na segurança dela.

Na esmagadora maioria das vezes, alguém pensou. Mas a conta que quase ninguém faz é a seguinte: quando o volume é esse, a exceção deixa de ser improvável. Ela vira estatística. O caso que reorganizou a legislação brasileira Em janeiro de 2013, um incêndio na boate Kiss, em Santa Maria, no Rio Grande do Sul, matou 242 pessoas e feriu centenas de outras. Trago este caso aqui porque ele é, provavelmente, o exemplo mais bem documentado do Brasil sobre uma coisa que eu repito o tempo todo: tragédia em evento quase nunca tem uma causa.

Ela tem uma sequência. Do que se apurou publicamente sobre aquela noite: O espaço operou por períodos com pendências de licenciamento, incluindo um intervalo em que ficou sem o alvará do Corpo de Bombeiros. Havia uma única saída. E, conforme a perícia, a largura dessa saída era muito menor do que a exigida para o público que o espaço comportava. O laudo do Instituto Geral de Perícias apontou uma necessidade de cerca de 4,4 metros. A saída existente tinha por volta de 2,56 metros. A capacidade autorizada era de 691 pessoas.

A estimativa é de que havia mais de mil no local. O uso de artefato pirotécnico em ambiente fechado não era autorizado ali, e foi o que iniciou o fogo. O material do revestimento acústico liberou gases altamente tóxicos, e foi isso, não a queimadura, que matou a maior parte das vítimas. Há relatos de dezenas de sobreviventes de que houve dificuldade de saída no momento inicial. Olhe essa lista de novo. Alvará. Dimensionamento de saída. Controle de lotação. Autorização de pirotecnia. Especificação de material.

Protocolo de equipe. São seis itens. Cada um deles, isolado, é uma linha chata em um checklist. Cada um deles é o tipo de coisa que se resolve depois. Nenhum desses seis, sozinho, mata 242 pessoas. Os seis juntos, sim. É por isso que eu não aceito a ideia de que documentação é burocracia. Documentação é a forma que a sociedade encontrou de garantir que esses seis itens sejam verificados por alguém antes, e não descobertos por alguém depois. O mapa do que é exigido No meu livro Gestão de Riscos em Eventos, eu escrevi uma frase que resume por que essa etapa vem antes de todas as outras: "A emissão de licenças funciona como o primeiro marco de governança: sem elas, não há legitimidade para a realização do evento." Não é a primeira etapa burocrática.

É a primeira etapa de governança. Sem ela, tudo o que vem depois está sendo construído sobre uma base que não existe. Antes da lista, um aviso importante: exigência de evento varia por município, por estado, por porte e por tipo. O que vem abaixo é o mapa geral, para você saber o que perguntar. Ele não substitui a consulta ao órgão local nem a orientação de um profissional habilitado. Alvará de funcionamento ou autorização do evento. Emitido pela prefeitura. O erro clássico não é esquecer, é pedir tarde.

Em muitos municípios o prazo de análise é contado em semanas, e ele não corre mais rápido porque o seu evento é daqui a dez dias. AVCB ou CLCB, o documento do Corpo de Bombeiros. Aqui mora o engano mais comum que eu encontro em campo. O organizador de eventos pergunta ao espaço se está tudo certo, ouve que sim, e segue. O que precisa ser feito é diferente: pedir o documento, olhar a data de validade e olhar a capacidade que consta nele. Um espaço pode ter documento válido para trezentas pessoas e você estar planejando colocar quinhentas lá dentro.

O documento está certo. O seu evento é que está irregular. Laudos e ART ou RRT. Estrutura, palco, arquibancada, elétrica, climatização e objetos suspensos, precisam de responsável técnico com registro no conselho. A anotação de responsabilidade técnica é o documento que diz, com nome e registro profissional, quem responde se aquilo falhar. Acessibilidade, conforme a NBR 9050. Não é gentileza, é norma. E o problema raramente é ausência total. É a acessibilidade decorativa: a rampa que termina em um degrau, o banheiro adaptado que virou depósito na véspera, o espaço reservado para cadeirante sem lugar ao lado para o acompanhante.

Plano de emergência e atendimento pré-hospitalar. O dimensionamento de ambulância, brigada e equipe de saúde varia conforme o porte e o tipo do evento. E a rota de acesso da ambulância precisa existir no dia, não só no projeto. Eu já vi essa rota bloqueada por food truck, por exemplo, mais de uma vez. Seguro de responsabilidade civil. Contratado quase sempre, lido quase nunca. A pergunta que importa não é quanto custa a apólice. É o que está na cláusula de exclusão. Contratos com fornecedores críticos.

Prazo, penalidade, cancelamento, responsabilidade por dano e obrigação de apresentar documentação técnica. Fechar fornecedor crítico por mensagem de aplicativo é assumir, sozinho, um risco que era para ser dividido. Por que isso é gestão, e não papelada Existe uma norma internacional chamada ISO 31000, que trata de gestão de riscos em qualquer tipo de organização. Ela não é certificável e não é específica de eventos, mas o raciocínio dela é exatamente o que falta na maioria das produções. A lógica é simples: identificar o risco, analisar, avaliar, tratar, e manter isso vivo ao longo do projeto, com monitoramento e registro.

Risco não é algo que acontece uma vez. É um processo que acompanha o evento do briefing à desmontagem. Quando você organiza a documentação com essa cabeça, ela para de ser uma pilha de PDFs para inspeção e vira o que de fato é: a prova de que cada decisão de segurança do seu evento foi tomada por alguém qualificado, no tempo certo, e registrada. E é aqui que eu quero chegar. Documentação não protege o evento. Protege você. O evento acaba. A responsabilidade não. Se algo acontece, a pergunta que vem depois nunca é "o evento estava bonito".

É "quem autorizou", "quem verificou" e "onde está o documento". Nesse momento, existem apenas duas situações possíveis. Na primeira, você tem uma pasta organizada que mostra que cada exigência foi cumprida, cada fornecedor foi verificado e cada decisão foi registrada. Você continua tendo um problema grave, mas ele é um problema. Tem começo, meio e fim. Na segunda, você tem uma sequência de itens que ficaram para depois. E aí não é mais um problema. É a sua responsabilidade pessoal, o seu nome e o seu negócio.

A distância entre essas duas situações é feita de tarefas irritantes, feitas com semanas de antecedência, por alguém que não recebe nenhum elogio por isso. É esse trabalho que eu chamo de segurança invisível. E é sobre ele que eu escrevi o meu livro. Se você organiza eventos, comece por um exercício só: pegue o seu próximo projeto e faça a lista dos itens acima. Marque o que você tem em mãos hoje, não o que você acredita que existe. O que sobrar em branco é o seu risco real. Cacá Lima Fontes III Dimensionamento do Setor de Eventos no Brasil (2024/2025), Observatório da Indústria do SENAI Ceará, com Sebrae e ABEOC Brasil.

Incêndio na boate Kiss: levantamento consolidado e documento do Ministério Público do Rio Grande do Sul. ISO 31000, diretrizes de gestão de riscos. Cacá Lima, Gestão de Riscos em Eventos: Da prevenção à gestão de crises.